Toodledo + iPhone アプリ 2Do で GTD を回すための tips [software]
[2011-08-22-1] に使い始めた iPhone アプリ 2Do の tips を紹介します。
まずは 2Do の設定の tips です。
(2Do では各リストを Calender と呼んでいますが、ここではタスクリストと呼ぶことにします。)
Calendars セクションから。
プリセットの Starred, Scheduled, Home, Work, Toodledo は使わないので OFF にします。
さらに、GTD に合わせる形で、Inbox, Next, Calender, Project, Someday, Waiting を作成します。
Toodledo 側では、[Settings]-[Tasks]-[New Task Defaults] を Inbox にしておくと、Toodledo のウェブから新規に登録したタスクが Inbox に入るようになります。
Next には、直近で行うタスクを入れます。
欲張って入れすぎると、タスクが溜まってしまって回らなくなるので、3日以内に完了できそうな分量にします。
Calender には、期日が決まっているタスク、実行日が決まっているタスク、繰り返しタスクなどを入れます。
Project には、複数のタスクから成る大きめのタスクを入れます。
大きめのタスクを実行可能なタスクに分解し、小タスクとして登録します。
Waiting は、誰かに任せ、待ち状態になっているタスクを入れます。
Someday は、それ以外のタスクを入れます。
次に、ToDos セクション。
[Focus Filter] を、好みのものに設定します。
"Focus Filter" とは、タスクリスト表示時に、右上に表示される太陽アイコンで ON/OFF できる機能で、ここで設定したフィルタを掛けることができます。
たとえば、"Today & Tomorrow" に設定しておくと、太陽アイコンタップで、 今日と明日に期限が設定されたタスクのみを表示することができます。
再度タップしてフィルタを OFF するとすべてのタスクを表示します。
簡単に、自分の関心があるタスクに絞って表示できるので便利です。
[Arrange Properties] は、デフォルトで表示されるタスクのプロパティを設定します。
よく使う、Type, Due Date, Repeat, Tags, Note のみを ON しました。
各タスクを開いたときに、これらのプロパティが表示されます。
他のプロパティを表示したり、編集したい場合は、タスクを開いたときに下側に表示される [More Options] をタップします。
次に、Sync セクション。
"Hide View on Success" を ON にしておくと、同期が成功した後、[Back] ボタンを押さずに自動的にタスクリストに戻るようになります。
次に、Overdue セクション。
"Show Overdue in Today" を OFF にします。
こうすることで、"Today" に、今日行わなければならないタスクだけが表示されます。
期限を過ぎてしまっているタスクは "Calender" で確認します (赤文字で表示されます)。
以上が、設定に関する tips です。
次に、タグの tips。
GTD でいうコンテキストを、タグとして管理します。
例えば、PC で行うタスクは @PC、自宅で行うタスクは @home、日用品の買い物は @drugstore というタグを付けます。
日本語タグは検索にかからないようなので、タグはローマ字で入力します。
2Do でタグを検索するには、タスクリスト上部のタイトル部分をタップし、さらに右側のタグアイコンをタップします。
さらに、検索した後に、[Save Search] ボタンをタップすると、その検索がスマートタスクとして保存できます。
スマートタスクは、普通のタスクリストと同様に左のタブに表示されます。
よく使うコンテキストの検索を、スマートタスクとして保存しておくと、コンテキストの観点から見たタスクが簡単に一覧できるので便利です。
タスク全体から、コンテキストの観点でフィルタリングするには、"All" のタスクリストを開いてから検索するとよいでしょう。
次に、プロジェクトの tips。
2Do では、子タスクを持つ(親)タスクを作成する際に、Project と Checklist という 2種類から選択できます。
当初はこの違いがよく分かりませんでした。
調べてみたところ、Project は、各子タスクが独立したタスクで、終了日などもそれぞれの子タスクによって異なります。
Checklist では、子タスクは親タスクと密接に関連していて、「親タスクの Due Date」 = 「子タスクの Due Date」 です。
実際にそれぞれの子タスクを作成してみると分かるのですが、Checklist の子タスクには、Start Date, Due Date, Time, Alerm, Repeat といったプロパティがありません。
GTD でいうプロジェクトは、そのまま 2Do の Project として登録すれば OK です。
プロジェクトと子タスクをガシガシ登録するのは、PC で Toodledo から行う方が効率がよいと思います。
p しかし、子タスクを親タスクに登録する作業は、iPhone の 2Do から行う方がラクです。
Toodledo でも、タスクを親タスクにドラッグすることで、そのタスクを子タスク化できますが、複数選択ができないため、多くのタスクを親タスクに登録する作業が面倒です。
また、たまにおかしくなって、ドラッグできなくなる場合がありました。
ラクするやり方は、まず、Toodledo で、親タスクも、子タスクにしたいタスクも普通のタスクとして入力していきます。
入力が完了したら、2Do 側で同期します。
すると、Toodledo から登録したタスクが Inbox に表示されます。
親タスクを選択し、Type を Project に変更します。
次に、左上の [Edit] をタップすると、タスク編集画面になります。
子タスク化したいタスクを選択し、下の [Move] から親タスクを選択すると、一気に親タスクに登録することができます。
これで、ツールの使い方分かったので、あとはタスクを片付けていくだけです。
Enjoy !
